E per documenti di prevendita intendo quelli noti come “Proposal”… l’attività più “strategica” che il mestiere di technical writer conosca.

Qualcuno potrebbe ritenere il mestiere che ho più o meno consapevolmente scelto, il technical writer appunto, sia noioso.

Certo non fa lo stesso effetto che sentirsi dire “faccio il copy” ad esempio, o “mi occupo di SEO e content social marketing”…
Poi, se qualcuno mi racconta che ha scritto un romanzo… devo trattenere il respiro per qualche secondo, poi espirare e ripetere due tre volte al fine di tornare in pace con il mio karma e congratularmi.

Tuttavia!!! … Soprattutto quando ho a che fare con lo sviluppo di progetti per rispondere ad un RFP (Request for Proposal), o quando ho la fortuna di poter comporre presentazioni mirate di prevendita, si tratta di scrivere e comunicare, su temi abbastanza noti che via via ho l’opportunità di approfondire, proprio GRAZIE a questa professione.

A volte mi sento un po’ come lo sciatore in mezzo agli snowboard. Ma questo non mi impedisce di godere della montagna!

Quello che di certo posso dire è che si tratta di un lavoro indubbiamente tecnico, e di tecnica si nutre. Proprio come sciare!

E proprio perché non amo le liste, eccone un’altra! (Tornano utili, è innegabile)

In questo post resterò ancora generalista, per poi andare ad approfondire in seguito le differenze che sussistono a seconda dei casi specifici…

Come si scrive un documento di prevendita:

1. Subito al sodo

Nessun preliminare. Questo, soprattutto nel caso di relazioni tecniche, risposte ad un rfp e documenti di prevendita, non vuol dire zero emozioni. Una proposta tecnica deve essere immediatamente calzante e centrare l’obiettivo di business (o magari personale) del lettore. Spesso si tratta di centrare il problema, di toccare nervi scoperti. Quindi di emozioni si parla, eccome. Ma in modo diverso da come lo si farebbe in un romanzo o in una pubblicità. Si esplicitano i fatti. A problemi, benefici. Ad aspirazioni, strumenti.

Essere a conoscenza di questi problemi e aspirazioni è tutta altra storia: implica una relazione pregressa, meglio se diretta… Se così non fosse è buona cosa mettere i giusti account sotto assedio, fino ad ottenere l’interrogatorio necessario.

2. Less is more

Più o meno come sopra. Ma in questo caso l’invito è proprio a contare le parole, i caratteri se necessario. Se un riferimento, una frase, un inciso, un avverbio, non aggiunge valore informativo al discorso, finisce con il distrarre dal succo. Non è un caso che spesso si sente parlare di “One page proposal“. Quindi sintesi, sintesi, sintesi.

3. Semplificare il linguaggio

Non è facile, proprio per niente… ma è necessario. Nessuna licenza poetica, ahimè, e nessun virtuosismo sono concessi.

Linearità estrema: la “star” non sei tu ma il tuo lettore-cliente. Per lui descrivi cosa farai per farlo stare bene. Racconta i fatti, semplicemente, con parole comprensibili. Non è la sede per fare Umberto Eco.

4. Evita il gergo altrui, ma sposa quello del tuo cliente

Se farai così saprà che la soluzione da te descritta è stata pensata a sua immagine e somiglianza, come un abito su misura. Usa se puoi anche i template e i colori corporate.

Una divagazione: se il tuo compito è scrivere delle guide, ricorda che potrebbe essere stato redatto un manuale di stile per indicare esattamente quali termini usare, come usarli, come trattare gli acronimi, le note, i riferimenti etc.

Non esiste? Potresti aver trovato il tuo prossimo compito!

5. Semplifica la struttura

Evita i rimandi. Distraggono. Meglio dire meno, ma dire l’essenziale. Tutto e subito.

La struttura del documento poi deve essere immediatamente comprensibile dal lettore. Che deve poter raggiungere subito le parti e le informazioni di suo interesse.

È buona norma replicare le strutture precedentemente utilizzate per lo stesso cliente, così da rendergli familiare la fruizione e immediato il reperimento dei dettagli che gli interessano.
Quando si struttura un documento, le sue sezioni e sotto-sezioni, è bene porre al di sopra le informazioni più importanti, seguite dalle informazioni di dettaglio a supporto.

6. La formattazione è importante

Usa sempre gli stessi stili, font e dimensioni per gli elementi del documento (titoli, didascalie, punti elenco…). Cerca di rendere omogeneo anche lo stile di grafici, figure e tabelle (magari con l’aiuto di un designer).

7. Le liste (ouch!) semplificano

Usale. Anche liste di liste.

Per approfondimenti sul tema: http://www.copyblogger.com/technical-writing/